To Do tuottaa tapahtumat kuin tapahtumat!

Blog: Case LDC Future Forum

Case LDC Future Forum

Kansainvälinen hybridiseminaari

Kaksi viikkoa aikaa tuottaa tapahtuma hybridinä ja simultaanitulkattuna korkea-arvoisille kutsuvieraille! Mahdotontako? Ei meille! Kun Deal Room Oy:n tiimi soitti ja tarjosi haastetta tuottaa yhteistyössä LDC Future Forum -seminaarin, olimme valmiita! Tilaajana tapahtumassa toimi New Yorkista käsin operoinut UN-OHRLLS.

Vieraina ja puhujina tilaisuudessa oli joukko kansainvälisiä poliitikkoja, professoreja, tutkijoita ja Nobel-palkittuja tahoja. Tavoitteena oli tehdä merkittävää muutosta; puhua rauhasta, kolmansien maiden haasteista ja niiden ratkaisemisesta. Merkittävän sisällön esille tuomisen ohella haluttiin esitellä Helsinkiä ja Suomea; ruokaa ja ravintoloita, kulttuuria ja tapoja toimia.

Tapahtuma onnistui yli odotusten. Niin vieraat livenä kuin etänä kiittelivät niin tapahtuman aikana kuin sen jälkeenkin onnistuneita järjestelyitä. Kun loppuasiakas tapahtuman jälkeen kapsahti To Do:n Kaisun ja Jennan kaulaan kyyneleet silmissään, tiesimme että jotain vaikuttavaa oli saatu aikaiseksi.

Miten tämä tehtiin?

Useiden kohdeyleisöjen huomioiminen yhtäaikaisesti

  • Tilaisuuden toteutuksessa tärkeintä oli ottaa huomioon sekä paikan päällä saleissa kuuntelemassa ollut kansainvälinen yleisö, että etänä Zoomin tai Youtuben kautta ohjelmaa seuranneet katsojat. Oman lisänsä toivat kaksi lavaa ja niillä yhtäaikaa pyörinyt ohjelma. Etäkatsojien tuli pystyä valitsemaan, kumman lavan ohjelmaa he halusivat seurata ja paikan päällä yleisön päästä siirtymään sujuvasti tilasta toiseen.
  • Halusimme mahdollistaa vuoropuhelun hybridinä: ohjelma sisälsi lukuisia osioita, joissa yleisö pääsi osallistumaan keskusteluun. Saman mahdollisuuden järjestimme yhtäläisesti sekä paikan päällä istuneelle yleisölle että etänä seuranneille katsojille.

Kansainvälisyys ja kielet

  • Kansainvälinen yleisö paikan päällä sekä etänä – check. Sen lisäksi oli otettava huomioon kielien tuomat seikat. Ohjelmaa oli sekä ranskaksi että englanniksi ja jokainen näistä simultaanitulkattiin aina toiselle kielivaihtoehdolle. Paikan päällä olevien tuli saada valita kieli kuulokkeiden kautta että etäkatsojien oman laitteensa kautta. Puhujat lavalla vaihtoivat kieltä lennosta ja jokaisen tuli ymmärtää muiden panelistien keskustelu. No problem! Pas de problème!
  • Mainittiinko jo, että tulkit olivat etänä? Näin oli! Tapahtuman lähetys lähetettiin ensin heille, jonka he sitten tulkkasivat toisessa kanavassa takaisinpäin. Kaikki tämä viiveettä tietenkin.
  • Kansainvälisyys toi mukanaan myös aikavyöhykkeet – osalle puhujista oma puheenvuoro oli keskellä yötä. Eri aikavyöhykkeillä olleet etäkatsojat saivat halutessaan nukkua yönsä sikeästi, sillä koko ohjelma tallennettiin, jotta sen katselu myöhemmin sopivampana aikana olisi mahdollista.

Puhujat ja moderaattorit – etänä ja livenä

  • Yleisön ollessa etänä ja paikan päällä oli tämä sama vaihtoehto toki myös kaikille puhujille ja moderaattoreille. Joissakin sessioissa moderaattori vei keskustelua eteenpäin etänä puhujien istuessa paikan päällä lavalla ja joissakin taas toisin päin – moderaattori seisoi lavalla ja puhujat näkyivät näyttöjen ja projektoreiden kautta tilaan. Sanomattakin on selvää, että keskustelun mahdollistamiseksi kaikkien osapuolien tuli sekä kuulla että nähdä toisensa. Parhaimmillaan lavalla nähtiin osallistujia kolmelta mantereelta samanaikaisesti etänä!

Välineet sujuvaan yhteistyöhön tapahtuman aikana

  • Jotta kaikki yllämainittu toimi, eri tahot tiesivät missä mennään ja yleisökin näki tulossa olevien ohjelmien ja puhujien nimet, oli luotava ja jaettava materiaaleja lukuisilla eri screeneillä ja projektoreilla näytettäväksi. Kaikki pyrittiin suunnittelemaan ja aikatauluttamaan ennakkoon ja viimeiset muokkaukset tehtiin elävän tilanteen mukaan paikan päällä. Avaimena oli tarkka ja selkeä projektijohtaminen, muuttuvien tilanteiden päivittäminen reaaliajassa, nopea reagointi sekä tehokas viestintä eri toimijoiden välillä.

Paikan päällä toki huolehdimme kansainvälisten korkea-arvoisten vieraidemme kokonaisvaltaisesta tapahtumakokemuksesta teknisten ratkaisujen lisäksi. Viilasimme yksityiskohdat kuntoon aina saapumisesta illalliseen, turvallisuuteen sekä jokaiseen yksittäiseen pieneen toiveeseen, oli kyseessä sitten muistiinpanojen tulostus viime hetkellä ennen puheenvuoroa tai koronatestaukset osallistujille lennosta parin päivän varoajalla. Pääsimmepä esittelemään korvapuustejakin ja naurattamaan vieraita selittämällä, mitä se korvapuusti oikeastaan tarkoittaa!

Mainittakoon, että aikaa kaiken järjestämiseen oli reilu pari viikkoa – onneksi me To Do:lla tykätään haasteista ja rakennetaan haastavistakin projekteista toimivia kokonaisuuksia!

Lue lisää tapahtuman sisällöstä mm. täältä:

LDC Future Forum | 5th United Nations Conference on the Least Developed Countries (LDC5) – Doha, 23-27 January 2022

YK-kokous etsii Helsingissä uusia ratkaisuja vähiten kehittyneiden maiden ongelmiin – Ulkoministeriö (um.fi)

Liberia Participates in First-Ever UN LDC Future Forum: Addresses panel on peace and development

To Do huolehtii kaikista tapahtumatuotannon elementeistä. Haluamme tuottaa uudenlaisia, merkityksellisiä ja viimeisteltyjä elämyksiä. Hyödynnämme uusinta teknologiaa ja nostamme tapahtumiimme kiinnostavia trendejä meiltä ja maailmalta.
 

Kysyttävää? Mietteitä? Ole yhteydessä!

Jenna Ritala

Jenna Ritala

Jenna rakastaa haasteita, haluaa venyttää luovuutensa äärimmilleen ja on valmis mitä hulluimpiin tempauksiin. Jenna on tapahtuma-alan konkari ja tehnyt päälle vuosikymmenen niin festareita kuin yritystapahtumia. Kansainväliset tapahtumat, laatua vaativat tapahtumavieraat & tiukat deadlinet saavat Jennan loistamaan. Laajan kokemuksensa turvin Jenna sujuvasti tuottaa niin isommat kokonaisuudet kuin hioo kuntoon tyylikkäät yksityiskohdat.

Onnistuneita ja elämyksellisiä tapahtumia

Olemme vankan kokemuksen omaava tapahtumatuottaja.