Hyvä tapahtumakumppanuus jättää vahvan muistijäljen – myös virtuaalisissa toteutuksissa.
Erilaiset toiminnalliset yhteistyön muodot, tarkasti mietityt tavoitteet sekä näkyvyys – kumppanien kanssa luodaan mahdollisuuksia ja kokemuksia tapahtumakävijöille tai -katsojille sekä vahvistetaan brändimielikuvaa. Yhteistyön muoto voi yllättää, jolloin se herättää varmasti keskustelua!
Kumppanit ovat tapahtumien kannalta tärkeä sidosryhmä ja kun kumppanuus rakennetaan oikein, tuovat he laadukasta lisäarvoa puolestaan kävijöille ja katsojille. Hyvä tapahtumakumppanuus jättää vahvan muistijäljen, palvelee osallistujaa, sitouttaa ja puhuttelee. Yhteistyömuodon rakentaminen lähtee liikkeelle kumppanin tavoitteista myös virtuaalisten tapahtumien kohdalla; mitä yhteistyöllä halutaan saavuttaa, mikä on tärkein päämäärä?
Kun päämäärä on selvillä, voidaan siirtyä pohtimaan erilaisia tavoittamisen keinoja virtuaalisissa toteutuksissa.
LAADUKAS SISÄLTÖ
Virtuaalisissa tapahtumissa korostuu tiivistetyn ja laadukkaan sisällön merkitys ja kumppaneille voidaan rakentaa erilaisia mahdollisuuksia sisällön tuottamiseen. Monet eri muotoiset asiasisällöt, puheenvuorot ja ohjelmaosuudet ovat mahdollisia, kuten paneelikeskustelu, moderoitu Q&A tai tuotedemo. Tärkeintä on, että sisältö on tapahtuman kohderyhmän kannalta relevanttia, kävijöiden tavoitteisiin vastaavaa ja ytimekkäästi esitettyä, jotta se jää mieleen.
Vahvan muistijäljen luomiseksi voidaan ajatusta sisällöstä viedä pidemmälle; sopisiko kumppanin tavoitteisiin uuden taidon opettaminen tai jonkin konkreettisen tekemisen tarjoaminen? Osallistujat voivat harjoitella ja opetella uuden taidon asiantuntijan johdolla etätyöpisteillään ja heille voidaan toimittaa kotiin erilaisia tuotepaketteja tukemaan oppimista ja toivottua sisältöä.
Sisältöä mietittäessä ei ole tarvetta lukittua studioympäristöön nyt kun emme ole sidottuja tiettyyn tapahtumapaikkaan kävijöiden vuoksi. Mikäli tavoitteita ja haluttua mielikuvaa tukee jokin toinen ympäristö paremmin, voidaan puhuja tai esiintyjä siirtää kuvattavaksi keskelle kaupungin vilinää tai avaraa peltomaisemaa.
VIIHTEELLISYYS
Mikäli asiapitoinen puheenvuoro tai uuden taidon opettaminen eivät tunnu tukevan haluttua tavoitetta, voidaan rakentaa viihteellisiä ja hyvinvointia edistäviä yhteistyömuotoja. Kohderyhmää kiinnostavan artistin lyhyt esiintyminen herättelee katsojia ja jää mieleen paremmin kuin venähtänyt hissipuhe virtuaalisella ständillä. Etänä työskentelevien osallistujien työergonomia on todennäköisesti heikompaa kuin toimistolla ja uudet kontaktitkin jäävät helposti vähiin – sopisiko tavoitteisiin taukovenyttely tai ennen verkostoitumishetkeä tapahtuva räätälöity ice breaker -hetki?
Virtuaalisen tilaisuuden jälkeen on hyvä hetki virtuaalisille aftereille – ihmiset kaipaavat kohtaamisia ja vapaamuotoista puhetta etenkin intensiivisen asiasisällön päätteeksi. Kumppani voi vastata tarpeeseen tarjoamalla kävijöille aikaa ja alustan, jossa keskustella fasilitaattorin kanssa päivän annista ja verkostoitua samalla.
STUDION HYÖDYNTÄMINEN
Tapahtumastudio josta käsin päälähetys tehdään, tarjoaa myös mahdollisuuksia kumppaneille. Taustascreeneille voidaan suunnitella erilaisia materiaaleja ja videoita näytettäväksi. Studioympäristöä lavastettaessa voidaan kumppanin kanssa pohtia haluttua teema ja viestiä välittäviä somisteita sekä tuotesijoittelua tai vaikka oman kulmauksen rakentamista – kamerat voidaan kääntää brändättyyn kulmaan vain tietyn osion ajaksi, tai tuoda samaa sisältöä, ilmettä ja haluttuja tuotteita jatkuvasti näkyville.
VIRTUAALISET ALUSTAT JA SOVELLUKSET
Jotkin virtuaalisille tapahtumille suunnitelluista alustoista ja sovelluksista mahdollistavat nimikoidut kohtaamispaikat, kuten erilliset huoneet tai virtuaaliset ständit. Virtuaalisen ständin sisältöä pohdittaessa tulee muistaa kumppanin tavoitteet; onko keskeisintä mahdollistaa verkostoituminen, esitellä tuotteita tai palveluita vai jotakin aivan muuta? Vain mielikuvitus on rajana – ständeillä voi olla näytillä 360 livekuvaa kumppanin toimitiloista, omia asiantuntijoita keskustelemassa chat- tai videopuhelu toiminnoilla kävijöiden kanssa tai AR-toteutusten avulla loihdittuja 3D-pienoismalleja. Toteutuksiin käytettävät alustat ja sovellukset ovat muokattavissa kumppanin ilmeen mukaan.
Tapahtumasivut ja -alustat tarjoavat virtuaalisten ständien lisäksi muitakin mahdollisuuksia kumppaneille. Katsojia voidaan aktivoida ja haastaa erilaisten kyselyiden sekä äänestysten muodossa pitkin tapahtumaa. Tapahtumasivut ovat brändättävissä kumppanin ilmeellä ja lisäksi virtuaaliset bannerit ja esimerkiksi taukojen aikana näytettävät materiaalit luovat paikkoja esilläololle ja katsojien puhuttelulle.
SOSIAALINEN MEDIA JA DATA
Kumppaneiden kanssa voidaan virtuaalisen tapahtuman ympärille rakentaa erilaisia somekampanjoita ja -kilpailuja ja tarjota näkyvyyttä ennen varsinaista tilaisuutta sekä tilaisuuden jälkeen. Virtuaalisiin toteutuksiin voidaan nostaa lähetyksen aikana sosiaalisen median puolelta esimerkiksi Twitter kommentteja ja kannustaa keskustelemaan kumppanin kannalta olennaisia kanavia pitkin. Hyödyntämällä tapahtuman virallisia tageja, kumppanit voivat itse houkutella lisää kävijöitä ja keskustelijoita kanavilleen.
Virtuaalitapahtumien etuna on mahdollisuus suurempiin kävijämääriin ja kävijöiden klikkausten ja osallistumisen seurantaan. Kun paikan päälle tapahtumaan saapuu pari sataa ihmistä, voi verkkotapahtuman ja sen tallenteen katsojia ollakin kaksinkertainen määrä. Virtuaalisessa toteutuksessa on helppoa seurata, kuinka moni seuraa puheenvuoroa tai vierailee tietyllä kohtaamispaikalla ja montako uutta keskustelua aloitetaan.
Vaikka kumppaneiden mukaan tuominen virtuaalisiin toteutuksiin tuntuu olevan monille huolenaihe, toimivia ratkaisuja löytyy. Suosittelemme lämpimästi ajatusmallien ja tapojen haastamista – mitä voimme tehdä, kun emme ole sidottuja tapahtumapaikkaan tai -aikaan?
Autamme mielellämme ideoinnissa ja villeimpienkin oivallusten toteutuksessa – otathan yhteyttä, mikäli voimme olla avuksi virtuaalitapahtumanne kanssa!