TO DO:N VINKIT STRESSAAVAN JA PIRSTALEISEN DUUNIN HALLINTAAN!
Voi hyvin kiireen ja etätyön keskellä
Tiesittekö että tapahtumatuottajan duuni on äänestetty maailman 5. stressaavimmaksi. Edellä ovat palomiehet, poliisit, sotilaat ja lentokapteenit. Aika hurjassa seurassa ollaan! Kurkkaa alta meidän vinkit stressaavan duunin hallintaan ja työhyvinvoinnin ylläpitoon!
Miksi tapahtumien parissa oleva duuni on sitten niin stressaavaa? Kuvittele että sinun pitää järjestää vaikuttava elämys usealle sadalle tai jopa tuhansille huomioiden niin massojen tavat liikkua kuin yksilöntarpeet. Kuvittele, että jokaisen minuutin ja yleisön seuraavan askeleen pitää olla ennalta mietitty. Kukaan ei saa eksyä, kaikkien pitää pysyä tahdissa. Mitä he näkevät? Mitä he maistavat? Mitä he haistavat? Miten yksilölliset aikataulut menevät? Päälle pitää ohjeistaa usein useamman kymmenen alihankkijaa, vapaaehtoista ja puhujaa. Rakentaa minuuttiaikataulut jokaiselle koneiston liikkuvalle osalle ja tarvittaessa muokata jokaista niistä asiakkaiden toiveiden muuttuessa. Kuvittele että sinun pitää kerta toisensa jälkeen suunnitella jotain erilaista, liikuttavaa ja energiaa nostattavaa. Suunnitelmat olisi hyvä olla mieluummin valmiina eilen kuin ylihuomenna. Ja tämä sama on käynnissä useamman projektin osalta.
Arvaa mitä? Me rakastetaan tätä. Me To Do:lla sytymme yksityiskohdista, kiireisestä aikataulusta ja luovuuden venyttämisestä äärimmilleen. Kun rautoja on tulessa MONTA, syttyy To Doer hehkuunsa!
Miten sitten hallita stressiä? Millä pitää pallot ilmassa?
TÄSSÄ TO DO:N NELJÄ VINKKIÄ STRESSINHALLINTAAN;
LUOTA TIIMIIN, PUHALLA YHTEEN HIILEEN
Meillä To Do:lla koko tiimi auttaa tarvittaessa. Kaikki antavat panostuksensa ideointiin ja yhdessä ratkotaan eteen tulevia haasteita. Meillä vedetään narua aina samaan suuntaan, ei toisiamme vastaan. Avoin ja toisia kannustava ilmapiiri, aito välittäminen näkyvät vahvasti meidän arjessa. Olemme panostaneet myös parityöskentelyyn. Kun kaksi ihmistä on kärryillä siitä, mitä tapahtuu, ei koko projektin paino ole yhden ihmisen harteilla!
Me tehdään duunia pääosin etänä. Kerran viikossa me kokoonnumme yhteen. Viime aikoina tämäkin on tehty online. Tässä hetkessä tarkistamme käsillä olevien tapahtumien tilanteen. Jokainen täyttää etukäteen viikkomuistioon asiat, joita haluaa nostaa keskusteluun. Tiimipäivässä vaihdetaan kuulumisia rennosti ja käydään yhdessä läpi esille nostetut asiat ja suunnitellaan seuraavat stepit.
Duunit, niiden vaiheet ja seuraavat stepit dokumentoidaan meillä niin, että tarvittaessa kaveri voi auttaa esimerkiksi flunssan iskiessä, jolloin kenenkään ei tarvitse olla stressissä korvaamattomuuden kanssa.
TYÖN AIKATAULUTUS & TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN
Asia kerrallaan. Aseta tavoitteet jokaiselle päivälle. Meillä on otettu käyttöön projektinhallintatyökalu, jonka avulla rakennamme projektit ja niihin liittyvät päivittäiset & viikottaiset tehtävät ja TO DO -listat. Siirtämällä mielessä olevat tehtävät suoraan tehtävälistoille ja aikatauluttamalla ne, ei tarvitse huolehtia, onko kaikki muistettu. Kurkkaamalla niitä omia asetettuja tavoitteita, on helppo saada oma työ oikeille urille jos välillä ajatus tahtoo karata.
Ilman toimivaa projektinhallintaohjelmaa olisivat päivämme haastavia; pyörää keksittäisiin jatkuvasti uudelleen ja tietoa katoaisi.
Päivän tavoitteiden ollessa saavutettu ja vaikka projekti olisi vielä kesken, tuo välitavoitteiden saavuttaminen onnistumisen fiiliksen ja tunteen, että projekti etenee miljoonasta tulevasta tehtävästä ja välillä pitkästäkin aikajanasta huolimatta! Tapahtumia tehdessä edessä on enemmän maratooni kuin sprintti, joten välitavoitteiden saavuttaminen auttaa pitämään pirstaleisen työn mielekkäänä ja onnistumisia saadaan pitkin matkaa.
LÄSNÄOLO ON UUSI MUSTA!
Puhelin piippaa, istut palaverissa livenä tai etänä keskustelemassa aiheesta x ja yrität samalla lähettää sähköpostia aiheesta y. Kuulostaako tutulta? Tiesitkö, että multitasking vähentää tuottavuutta ja suoriutumista, sillä aivot voivat keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan. Kun yritämme tehdä kahta asiaa samaan aikaan, eivät aivot pysty suoriutumaan molemmista tehtävistä onnistuneesti.
- Sammuta puhelimesta notifikaatiot, tsekkaa viestit muutaman kerran päivässä.
- Ole läsnä! Riittäisikö muistio palaverista? Voisitko olla mukana vain sinua koskevan osuuden? Ravistele ja herättele yrityksenne palaverikulttuuria. Monta kertaa 45minuuttissa saadaan jo paljon aikaiseksi. Kuka sanoi, että aina tarvitaan tunti onnistuneeseen kokoontumiseen.
- Hakeudu työ-ympäristöön, jossa kykenet hallitsemaan huomiotasi. Varaa kalenterista päivittäinen aika ja erityisesti etsi tila, jossa huomiosi on suojattu keskeytyksiltä. Muista myös mainita muulle tiimille hiljaisesta työskentelystä ja työrauhan ajankohdasta.
- Valitse pari päivää, jotka on varattu ulkoisille palavereille. Näin aikataulutat työn rikkonaisuutta yhteen ja hyvä duuniflow ei katoa palavereissa kesken kaiken juoksemiseen.
LEPO
Niin kivaa kuin duuni onkin, pitää siitä omasta jaksamisesta huolehtia. Jos vetää viikkoja puolikkailla unilla, ei työtä voi tehdä kuin puolikkaalla teholla. Levännyt mieli ratkoo haasteet paremmin ja näkee metsän puilta! Jos siltä tuntuu, ota 10-15 min powernapit keskellä päivää! Päiväunet auttavat tutkitusti keskittymään. Käy pienellä happihypyllä, kierrä talo ympäri keskiettyen kuuntelemaan omaa hengitystäsi! Laske neljään sisäänhengittäessä ja kuuteen ulos!
Meillä To Do:lla on otettu tavaksi myös viikottaiset kävelypalaverit maanantaisin, jolloin saamme samalla happea ja vaihdettua kuulumiset porukan kesken. Näissä palavereissa teemme ryhmäpuhelun ja jokainen lenkkeilee omissa maisemissaan. Olemme saaneet yhdessä ulkoilusta niin paljon irti, että pyrimme hyödyntämään tätä myös aina mahdollisuuksien mukaan silloin kun pitää esimerkiksi tehdä luovaa ideointia!
Tärkeintä kaikista on pitää yhdessä huolta! Parilla sanalla voi olla iso merkitys! ”Miten voit?” ”Voinko auttaa?” <3
Työhyvinvoinnista huolehtimisen tulisi olla osa työn arkea. Pidä huolta tiimistäsi: To Do:n hyvinvoinnin-sarjapaketilla tuet työhyvinvointia ja tiimihenkeä pitkin koko kevättä.
Panosta yhteisöllisyyteenja luo kohtauspaikkoja etätyön keskelle säännöllisesti. Työhyvinvointi vaikuttaa organisaation kilpailukykyyn, taloudelliseen tulokseen ja maineeseen. Lisäksi sillä on merkittävä yhteysasiakastyytyväisyyteen, työntekijöiden vähäisempään vaihtuvuuteen ja esimerkiksi sairauspoissaoloihin – hyvinvoiva henkilöstö tekee paremman tuloksen. Kurkkaa meidän työhyvinvointia tukevista sarjapaketeista lisää sivuiltamme kohdan ”etävirkistys”-alta!
