Millainen on onnistunut tapahtuma?
MITÄ ON TAPAHTUMATUOTANTO?
Vierashallinta, catering, tekniikka, ohjaavat kyltitykset, aikataulut ja ohjelma. Vieraille näkyvä osa tapahtumassa on jäävuoren huippu siitä, mitä tapahtumatuotantoon oikeasti sisältyy.
TAPAHTUMATUOTANTO ON PALJON MUUTA KUIN PINNALLE NÄKYY.
Kun meillä puhutaan To Do:lla tapahtumatuotannosta, tarkoitamme prosessia, jonka avulla tuomme yhteen jokaisen minuutin ja olennaisen elementin luodessamme mieleenpainuvaa, elämyksellistä ja vaikuttavaa tapahtumaa alusta loppuun. Oli kyseessä sitten intiimi retriitti uniikissa ympäristössä tai korkean tason seminaari, tapahtumaa tuottaessa annamme luovuutemme lentää ja hyödynnämme parhaita mahdollisia yhteistyökumppaneita ja tapoja toimia. Tapahtuma-alan asiantuntijoina pystymme useista mahdollisista vaihtoehtoisista lähestymistavoista valitsemaan juuri kyseiseen projektiin sopivat ratkaisut, sisällöt, toimijat ja SUUNNAT. Toimimalla näin varmistamme parhaan mahdollisen lopputuloksen. Kaiken tämän teemme suurella intohimolla. Me olemme To Do.
TO DO:N NELJÄN KOHDAN ”CHECK LIST” ONNISTUNEESEEN TAPAHTUMAAN
- Mikä on syy kaiken takana? Jotta tapahtuma onnistuu, tulee olla kristallinkirkkaana KELLE olemme tapahtumaa tekemässä ja MIKSIhe ovat mukana, mitkä ovat TAVOITTEET kaiken takana. Tapahtumia tehdessä meillä on aina kaksi asiakasta yhden sijaan; tapahtuman tilaava asiakas ja siihen osallistuva kävijä. Mikä on asiakkaamme tavoite? Mikä on tapahtumaan tulevien vieraiden syy todellinen syy osallistua? Haluamme pureutua siihen perimmäiseen syyhyn molempien kohdalla ja vastata siihen.
Esimerkkinä; Henkilö joka on ostamassa poraa, ei halua oikeasti poraa vaan reiän seinälle. Sen takana on todellisuudessa halu hyllyn asettamiseen, kodin kaunistamiseen, pesän rakentamiseen ja turvalliseen ympäristöön jnejne.
Miksi siis tapahtumaa ollaan oikeasti tekemässä? Mitkä ovat tavoitteet osallistumisen takana? - Haluamme muuttaa tapahtumaan ”OSALLISTUMISEN” KOKEMISEKSI.Selvittämällä tavoitteet, voimme auttaa niin asiakkaitamme kuin osallistujia ottamaan oikeita steppejä matkalla kohti uutta. Haluamme luoda tapahtumia kaikille aisteille, tukea vieraidemme tarttumista hetkeen ja innostumista. Kun edellä mainitut asiaat toteutuvat, syntyy motivaatio osallistua ja pönöttäminen unohtuu. Näin varmistamme että vieraamme lähtevät tapahtumasta uusien ajatusten, ja kokemusten kanssa. Haluamme olla mukana näyttämässä suuntaa muutokseen.
Kun catering, tekniikka, sisältö & luovat elementit mätsätään yhteen saumattomasti tavoitteiden kanssa, syntyy toimiva kokonaisuus kuin monista osista koottu kaunis palapeli. Jokaisella yksityiskohdalla on merkitystä. Palapelin tulee lopulta herättää ”ahaa”-elämyksiä, riemua ja itse oivaltamista ja sen mukana tukea asetettuja tavoitteita. Tapahtumakokemuksen tulee olla merkittävä. Muutos tulee tapahtua. Tapahtuman tulee RAVISTELLA! - Sisältö ratkaisee – punaista lankaa seuraamassa. Ympäristöllä ja sillä miltä tapahtuma näyttää on iso vaikutus kokemukseen. Jottei kokemus jäisi vain tyhjäksi kuoreksi, tulee simpukan sisällä olla se helmi. Sisältö. Koko tapahtuman tulee tukea sisältöä, sitä syytä ”MIKSI” tilaisuutta ollaan tekemässä. Jokaisen elementin tapahtumassa ilmaa puhdistavista kasveista verkostoitumista tukeviin appeihin tulee olla linjassa tavoitteen kautta valitun sisällön kanssa ja vahvistaa sen sanomaa. Sisällön tulee olla tapahtumaan ja kohderyhmälle räätälöityä, interaktiivista, ajattelemaan haastavaa ja uusia oivalluksia herättävää.
- Mitä jäi käteen? Onnistuneesta tapahtumasta jää jokaiselle jotain. Muutos ajattelussa, uusi kokemus, vahvistunut diili tai uusi yhteistyökumppani. Olennaista on kysyä, päästiinkö asetettuun tavoitteeseen. Tapahtuiko haluttu muutos? Mitä pinnan alla on tapahtunut? Mittaustapoja on monia, oikea tapa riippuu siitä, MITÄ ja KOSKA halutaan tietää. Me To Do:lla haluamme tietää jatkuvasti, miten tapahtuma etenee ja tarvittaessa mukauttaa osallistujien tapahtumapolkua reaaliaikaisesti ja ketterästi timanttisen lopputuloksen varmistamiseksi. Me haluamme tukea asiakkaidemme onnistumista ja luoda kävijöille muistijälkiä innostavien ja oivalluttavien tapahtumien avulla. Tiesitkö muuten, että yllättävästä onnistumisesta saatava signaali on tutkitusti isoin vahvistussignaali, mitä aivot voivat tuottaa? Kun mietitään miten motivoida, innostaa ja jättää jälki, on tässä hyvä pohja sille!
Haasta meidät. Olemme valmiita rakentamaan juuri sinun ideoidesi pohjalta vaikuttavia elämyksiä ja kokemuksia, joista puhutaan vielä pitkään.
Jenna
