Kaikki irti verkostoitumisen monista mahdollisuuksista!
Verkostoituminen on usein yksi tärkeimmistä tavoitteista monessa yritystapahtumassa. Toisaalta ihan jokainen tapahtuma tai kohtaaminen luo mahdollisuuden tavoitteelliselle tutustumiselle; oli kyse sitten uusien suhteiden luomisesta kumppaneiden, kollegoiden, asiakkaiden, yhteistyökuvioiden tai vaikka ystävien kanssa. Ja oli tapahtuma tai kohtaaminen sitten livenä taikka virtuaalisena!
Verkostoitumisen tärkeyttä korostetaan jatkuvasti, mutta samalla sana “verkostoituminen” on edelleen monille mörkö ja tarkoittaa epämukavuusalueelle joutumista. Samat mahdollisuudet ja haasteet koskevat niin live- kuin virtuaalisissa tapahtumissa tapahtuvaa vuorovaikutusta. Kuinka sitten tapahtumajärjestäjä voi tukea osallistujaa & mitä verkostoituja itse voi tehdä ja ottaa huomioon?
OSALLISTUJAN OMAT TAVOITTEET JA ENNAKKOTYÖ
Tapahtumaan osallistuvan omalla aktiivisuudella ja hyvällä valmistautumisella on suuri merkitys ja taustatöiden tekeminen on ensimmäinen askel onnistuneeseen verkostoitumiseen.
Ennakkotyön tekeminen alentaa kynnystä toimia, kun esimerkiksi LinkedIn -profiilin perusteella kasvot voivat olla jo etäisesti tutut tai yhteiset kiinnostuksen kohteet selvillä. Luontevia keskustelun aloituksia voi myös näin miettiä ennakkoon.
Myös selkeät, numeeriset tavoitteet sekä oman aikataulun ja suunnitelman luominen auttavat eteenpäin. Kannattaa käyttää etukäteen aikaa ja pohtia huolella omia tärkeimpiä tavoitteita tapahtumalle verkostoitumisen näkökulmasta.
Kun tavoite on selkeä ja seurattavissa tapahtuman aikana, on huomattavasti helpompaa lähteä verkostoitumaan ja jälkeenpäin myös mitata tavoitteiden onnistumista.
To Do -lista tavoitteellisen tutustumisen ennakkotyölle: Pohdi ainakin seuraavia asioita.
- Kenelle tapahtuma on suunnattu ja millaisia kontakteja paikalle on odotettavissa?
- Ovatko tapahtuman osallistujat löydettävissä ennakkoon sosiaalisesta mediasta tai käytetäänkö tapahtumassa kenties alustaa, jonka kautta kontakteihin pystyy tutustumaan jo ennakkoon?
- Kuinka monta uutta kontaktia tapahtumasta haluat saada?
- Entä kuinka monta tapaamista?
- Vai onko tarkoituksena lujittaa olemassa olevia suhteita?
TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN APUVÄLINEINÄ & TUKENA TEKOÄLY, MATCHMAKING JA PELILLISTÄMINEN
Myös To Do tapahtumajärjestäjänä voi auttaa osallistujia järjestämällä verkostoitumiselle parhaat mahdolliset tapahtumaan sopivat puitteet ja keinot. Erilaisia verkostoitumisen tapoja on lukemattomia määriä käytettäväksi niin virtuaalisiin kuin livetapahtumiinkin. Päästetään luovuus valloilleen ja tehdään verkostoitumisesta entistäkin hauskempaa! Tärkeintä on valita käsillä olevaan tapahtumaan parhaiten soveltuvat työkalut.
Teknologia tueksi
Verkostoitumisen tueksi on kehitetty monia alustoja/sovelluksia, jotka ehdottavat esim. kävijän profiiliin, omiin tavoitteisiin sekä kiinnostuksen kohteisiin peilaten sopivia kontakteja. Mikäli tällainen on tapahtumassa käytettävissä, kannattaa siitä ottaa kaikki irti. Tekoälyn suorittamaa matchmakingia varten luotava profiili kannattaa luoda hyvissä ajoin ja täyttää oma kalenteri tapaamisilla jo ennen tapahtuman alkua. Mitä tarkemmin omat tavoitteet ja kiinnostuksen kohteet on listattu, sitä parempia kontakteja sovellus osaa ehdottaa. Kyseiset alustat ja sovellukset toimivat niin livetapahtumissa kuin virtuaalisestikin ja niissä on käytössä muun muassa seuraavia vuorovaikutteisia työkaluja:
- Ennakkoon ja tapahtuman aikana sovitut 1-to-1 tapaamiset
- Erilaiset pienryhmäkeskustelut ja -sessiot
- Webinaarit
Virtuaalitapahtumissa paikkoja ja tiloja kohtaamiselle on luontaisesti vähemmän, joten edellä mainittujen lisäksi verkostoitumista voivat avittaa myös:
- Virtuaaliset näytteilleasettajaboothit
- Mahdollisuus chattailla muiden osallistujien kanssa esimerkiksi virtuaalisen kahvihetken muodossa
Sovittuja ja toteutuneita tapaamisia on helppo seurata ja päivän aikana sekä päätteeksi tarkistaa, onko asetettu tavoite saavutettu. Sovellukset tarjoavat paljon arvokasta dataa myös tapahtumajärjestäjälle.
Myös erilaiset VR/AR/XR -teknologiaa hyödyntävät virtuaaliset tilat ja showroomit voivat tarjota paikan kohtaamisille ja myynnille. Ne toimivat loistavasti virtuaalitapahtumissa, mutta myös lisäosana hybridi- sekä livetapahtumiin tai vaikkapa messuille ja mahdollistavat tutustumisen tuotteisiin tai asioihin, joita ei ole mahdollista messupisteelle livenä tuoda.
Jos kyseessä on kevyempi tilaisuus, toimivat erilaiset pelit, kisailut ja yhdessä ratkottavat aivopähkinät loistavina jäänmurtajina ja juteltavaa riittää yhdessä koetusta pidempäänkin!
Verkostoitumista pelillistämisen avulla
Verkoistoitumista voidaan myös pelillistää monin eri tavoin ja tehdä siitä hauskaa! Pelillistäminen perustuu palkintoihin ja erilaisiin saavutuksiin ja tehtäviin, joita osallistuja suorittaa. Onnistuneen suorituksen jälkeen aivot vapauttavat mielihyvähormoni dopamiinia. Tästä johtuen pelillistäminen koukuttaa, luo mielihyvää ja tekee muistijäljestä pysyvämmän.
Tapahtumasovellus voi esimerkiksi luoda jokaiselle osallistujalle bingoruudukon tärkeimmistä kontakteista tai listatuista tavoitteista. Motivaatiota pelaamiseen voidaan kasvattaa erilaisilla palkinnoilla, kuten ensimmäisen bingon saaneelle yhteistyökumppanin tarjoama lahjakortti tai koko bingoruudukon tapahtuman loppuun mennessä täyttäneiden kesken arvottava tapahtuman palkinto pääsponsorin lahjoittamana. Osallistujia voidaan houkutella aktiivisempaan vuorovaikutukseen uusien ihmisten kanssa luomalla erilaisia ehtoja tai ominaisuuksia, jotka täyttäviä kontakteja osallistujien tulee etsiä ja järjestää heidän kanssaan tapaamisia. Virtuaalitapahtumissa voidaan rohkaista aktiiviseen osallistumiseen chateissa, ryhmäkeskusteluissa, pienryhmäsessioissa tai äänestyksessä palkitsemalla tapahtumassa aktiivisimmin osallistuneita. Mikseipä tapahtuman päätteeksi voisi palkita myös eniten tapaamisia, uusia kontakteja tai onnistuneita diilejä saavuttaneen henkilön!
Jos tapahtumassa käytetään VR/AR/XR-toteutuksia, on myös niihin mahdollista yhdistää erilaisia pelillistäviä ominaisuuksia. Pelillistäminen luo sitoutumistaja motivaatiota; ja vain luovuus on rajana!
Onnistunut verkostoituminen on monen tekijän summa. Meillä To Do:lla on tapahtumajärjestäjänä vastuu luoda jokaiselle tapahtumalle sopivat keinot tavoitteelliselle vuorovaikutukselle ja auttaa näin osallistujia onnistumaan. Loppujen lopuksi omien tavoitteiden täyttyminen on kuitenkin verkostoitujasta itsestään kiinni. Tärkeintä on siis rohkaista jokaista osallistujaa: verkostoitua osaa jokainen!
