Tapahtuman järjestäminen ulkomailla – kansainvälinen tiimi, uutta opittavaa ja unohtumattomia kohtaamisia
TO DO TUOTTAMASSA MAAILMALLA
Tapahtuman järjestäminen ulkomailla on hieno mahdollisuus ja mielenkiintoinen projekti. To Do on lukuisia kertoja tuottanut Biohacker Summit tapahtuman Helsingissä mutta myös Tallinnassa ja Tukholmassa. Lokakuussa 2022 oli Amsterdamin valloituksen vuoro!
Tapahtuma järjestettiin syksyisen kanaalin varrella the Kromhouthal -tilassa. Kahden tapahtumapäivän aikana paikalla vieraili noin 1700 kävijää yli 60 maasta Pohjois-Amerikkaa ja Aasia myöten. Teemana oli tällä kertaa “Hack the Ego” ja mieleenpainuvia puheenvuoroja terveyden optimoinnista oli mahdollista seurata myös streamin välityksellä. Paikan päällä pääsi tutustumaan lukuisten kiinnostavien näytteilleasettajien tuotteisiin ja palveluihin testausta ja maistelua unohtamatta. Tapahtumassa oli useita houkuttelevia ja yllättäviäkin elementtejä cryo-kylmähoitoja tarjonneesta rekasta perinteiseen suomalaiseen sauna-alueeseen ja kaakao seremoniaan.
Ympäri maailmaa saapuneiden kävijöiden lisäksi myös tiimi tuotannon takana oli tällä kertaa hyvin kansainvälinen – sujuvasti sekaisin kuului niin englantia, hollantia, viroa kuin suomeakin. Meidän tehtävämme oli tämän kansainvälisen tiimin johtaminen ja kaikkien palikoiden yhteensovittaminen onnistuneen kävijäkokemuksen varmistamiseksi.
Tuotantotiimimme intensiiviseen viikkoon mahtui paljon – viime hetken ostoksia ympäri sokkeloista suurkaupunkia, paikallisten toimintatapojen ihmettelyä ja lukuisia ongelmanratkaisutilanteita. Kaikesta eteen tulleesta selvittiin ja lopputuloksena oli onnistunut, kävijöiden huulille hymyn nostanut tapahtuma sekä lukuisat mieleenpainuvat kohtaamiset.
VINKIT TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISEEN ULKOMAILLA
Tapahtuman järjestäminen läntisessä Euroopassa erosi selvästi pohjoismaisista tavoista toimia. Kokosimme alle muutaman vinkin, mitä on hyvä ottaa huomioon kun järjestetään tapahtumaa ulkomailla:
- Ajoissa liikkeellä oleminen – kaiken selvittämiseen, sopimiseen, varaamiseen ja järjestelyyn kuluu huomattavasti pidempään kuin Suomessa. Se mikä täällä hoituu yhdellä puhelinsoitolla, saattaakin vaatia viikkojen keskustelun.
- Kielimuuriin varautuminen – kaikkea ei saakaan hoidettua englanniksi niin kuin kuvittelisi. Onneksi on olemassa Google Translate niissä tilanteissa, joissa paikalliselta alihankkijalta ei lukuisista yrityksistä huolimatta saa tarjouksia ja sopimuksia englanniksi.
- Erilaiset maksutavat – laskuttaminen ei välttämättä ole lainkaan mahdollista. Reissussa on hyvä varautua useisiin eri vaihtoehtoihin ja lähtökohtaisesti maksut tulee hoitaa ennakkoon.
- Kaikki esineet ja tavarat eivät ole samanlaisia vaikka nimi olisikin sama – yllättävissä kohdissa saattaa törmätä siihen ettei tietty tuote olekaan sellainen mihin on Suomessa tottunut. Esimerkiksi narikkalaput yllättivät olemalla kertakäyttöisiä pienen pieniä paperilippuja, jotka rypistyivät, menivät rikki ja katosivat eivätkä olleet toisena päivänä enää käyttökelpoisia.
- Logistiikka – joitakin tavaroita kannattaa tuoda mukanaan. Samaan kyytiin mahtuu yllättävän paljon hyvällä suunnittelulla ja tehokkaalla pakkaamisella.
- Sunnuntai – hyvin haastava päivä järjestää tapahtumaa, sillä paikalliset firmat eivät saaneet työntekijöitä paikalle sunnuntaina. Jos siis suunnittelet tapahtumaa, älä suunnittele ainakaan purkua sunnuntaille! Saatat löytää itsesi tilanteesta jossa rekat eivät saavukaan noutamaan tavaraa sovitusti.
Kun tapahtuman jälkeen kävimme tuotantotiimin kanssa läpi mitä reissusta opittiin, nousi kuitenkin yksi asia ylitse muiden. Yhdessä pystymme ihan mihin tahansa!
Tuottajan työssä huikeinta on nähdä, kokea ja olla mukana tapahtumissa, joissa oppii ja pääsee kokeilemaan uutta. Tällä kertaa tiimi pääsi esimerkiksi virkistämään itseään adaptogeenisellä kahvilla sekä ihailemaan VIP-tilan seinät ja katon peittänyttä 3D-taidetta.
Lokakuussa 2023 pääsemme toteuttamaan saman tapahtuman Amsterdamiin toisen kerran ja odotamme innolla mitä tämä vuosi tuo tullessaan!
Kurkista alla olevan gallerian kautta miltä tapahtumassa näytti.
Kuvat: Remu Lahti ja Atte Haapalahti
