1. Rekisterinpitäjä

To Do tapahtumat Oy
Y-tunnus: 2867115-6
Osoite: Kaskelantie 33, 04430 Järvenpää
Sähköposti: info@todotapahtumat.fi
Puhelin: +358 40 736 6544

2. Tietosuojavastaava

Jenna Ritala
Sähköposti: jenna@todotapahtumat.fi
Puhelin: +358 40 736 6544

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Yhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite
• Tapahtumaosallistumiseen liittyvät tiedot: ilmoittautumistiedot, erikoisruokavaliot, maksutiedot
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: asiakasviestintä, tarjouspyynnöt, sopimukset
• Markkinointiin liittyvät tiedot: uutiskirjeiden tilaustiedot, evästeiden kautta kerätyt tiedot

4. Henkilötietojen kerääminen

Keräämme tietoja seuraavilla tavoilla:

• Suoraan rekisteröidyltä: verkkosivujemme lomakkeiden kautta, sähköpostitse, puhelimitse tai tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä.
• Automaattisesti: evästeiden ja muiden seurantateknologioiden avulla verkkosivujemme käytön yhteydessä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Sopimuksen täytäntöönpano: tapahtumien järjestäminen ja asiakaspalvelu.
• Lakisääteiset velvoitteet: kirjanpito ja verotus.
• Oikeutettu etu: asiakassuhteen hoitaminen, palveluiden kehittäminen ja markkinointi.
• Suostumus: markkinointiviestinnän (esim. uutiskirjeiden ja kampanjatarjousten) lähettäminen asiakkaan suostumuksella.

6. Tekoälyn käyttö henkilötietojen käsittelyssä

To Do tapahtumat Oy hyödyntää tekoälypohjaisia työkaluja ja analytiikkaa asiakaskokemuksen parantamiseksi sekä tapahtumien kehittämiseen. Tekoälyä voidaan käyttää mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakasviestinnän ja markkinoinnin kohdentamiseen ja personointiin.
• Tapahtumien palautteen analysointiin ja raportointiin.
• Prosessien tehostamiseen, kuten tapahtumailmoittautumisten hallintaan ja asiakaskyselyiden analysointiin.

Tekoälyä käytetään aina tietoturvallisesti ja GDPR:n mukaisesti. Automaattisia päätöksiä ei tehdä ilman ihmisen valvontaa.

Rekisteröidyn oikeudet tekoälyn käytön osalta:

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada tietoa siitä, käytetäänkö hänen tietojaan tekoälypohjaiseen käsittelyyn.
• Pyytää lisätietoa tekoälyn käytöstä ja sen vaikutuksista.
• Vastustaa automaattista profilointia tai päätöksentekoa, mikäli sitä tehtäisiin ilman ihmisen valvontaa.

7. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja seuraavasti:

• Tapahtumaosallistujalistat: poistetaan kahden viikon kuluttua tapahtuman päättymisestä.
• Asiakasrekisteri: tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa, ellei asiakas pyydä tietojensa poistamista.
• Markkinointitiedot: säilytetään niin kauan kuin henkilö on markkinointilistan tilaaja.
• Kirjanpitoaineisto: säilytetään vähintään kuusi vuotta kirjanpitolain mukaisesti.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot 

• EU/ETA-alueen ulkopuoliset siirrot: Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että vastaanottaja noudattaa GDPR-vaatimuksia esimerkiksi EU-komission hyväksymillä vakiolausekkeilla tai muilla tietosuojalainsäädännön edellyttämillä suojatoimilla.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Asiakas voi pyytää kopion omista henkilötiedoistaan.
• Oikeus tietojen oikaisuun: Rekisteröity voi pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen (“oikeus tulla unohdetuksi”): Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista, ellei lakisääteinen velvoite edellytä niiden säilyttämistä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen: Tietyissä tilanteissa asiakas voi rajoittaa tietojensa käsittelyä tai vastustaa sitä.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Rekisteröity voi peruuttaa markkinointiviestinnän suostumuksen milloin tahansa.
• Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle: Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietosuojaoikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

10. Tietoturva

To Do tapahtumat Oy suojaa henkilötietoja seuraavin keinoin:

• Tietoturvatekniikat: Käytämme suojattuja palvelimia, salattuja yhteyksiä ja ajantasaisia tietoturvaratkaisuja.
• Pääsynhallinta: Vain työntekijät ja kumppanit, joilla on työtehtäviensä kannalta tarpeellinen pääsy, voivat käsitellä tietoja.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen ja vahvat salasanat: Käytössä tietoturvauhkilta suojautumiseksi.
• Tietojen minimointi: Säilytämme vain välttämättömät tiedot ja poistamme tarpeettomat säännöllisesti.

11. Evästeet ja seuranta

Verkkosivustomme käyttää evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi. Käyttäjä voi hallita evästeasetuksiaan selaimensa asetuksista ja estää niiden käytön, mikäli haluaa.

12. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä:

📩 Sähköposti: jenna@todotapahtumat.fi
📞 Puhelin: +358 40 736 6544

Päivitetty: 27.02.2025