HSY järjesti jo 13. kertaa vuotuisen ilmastoseminaarinsa ja saimme olla mukana toteuttamassa sitä ajan hengen mukaan virtuaalisena tapahtumana. Teemoina kuultiin puheenvuoroja niin kuluttamisen kuin ruoankin ympäriltä, sekä kaupunkien ilmastoteoista kuntavaaliehdokkaiden 2021 paneelikeskustelun muodossa. Valtaosa puhujista ja kaikki panelistit esiintyivät etäyhteyden avulla omilta työpisteiltään käsin juontajan vetäessä tilaisuutta studion lavalta. Lisäksi videomateriaalia kuvattiin ennakkoon.
Osallistujat seurasivat lähetystä tapahtumasivulta ja pääsivät keskustelemaan Viestiseinän ja Twitterin kautta. Kysymyksien esittäminen puhujille sekä teemojen mukaisiin äänestyksiin ja kyselyihin vastaaminen oli myös mahdollista seminaarin aikana.
Ennakkoon järjestetyt videokuvaukset kuljettivat meitä kirpeässä tammikuisessa pakkassäässä lumoavan kauniille Kilpiän luomutilalle Pusulaan, kiehtovalle koetoimintavaiheessa olevalle pyrolyysilaitokselle Ämmässuolle sekä iloisen vilkkaaseen espoolaiseen päiväkotiin HSY:n ympäristökasvatuksen oppitunnille. Kaikilla näillä videoilla oli oma paikkansa seminaariohjelman puheenvuorojen välissä ja ne tarjosivat katsojille mielenkiintoisia vierailuja kohteisiin, joihin ei live-tapahtumassakaan olisi mahdollista päästä.
Kiinnostavan virtuaalisen seminaarin avaimia
Ruudun takaa seminaarin seuraaminen saattaa tuntua ajoittain raskaalta ja voi olla, että katsojat harhautuvat selaamaan sähköpostejaan ohjelmaan keskittymisen sijaan. Tärkeää virtuaaliseminaareissa onkin mielenkiintoisen sisällön luominen, jotta katsojien huomio saadaan pidettyä ohjelmassa ja mieli virkeänä sisältöä seuratessa.
Kokosimme yhteen vinkkejä, kuinka varmistaa osallistujien huomio tilaisuuden aikana.
- Tiivis, reippaassa tahdissa etenevä sisältö sekä kestoltaan lyhyet ja ytimekkäät puheenvuorot kannattavat, jotta keskittyminen ei herpaannu.
- Mukaansa tempaavat, eläväiset puhujat herättävät katsojia myös ruudun läpi. Kokonaisuutta kannattaa hioa niin kauan, että se on varmasti timanttinen!
- Kohdeyleisöä kiinnostavat aiheet ja teemat sekä niiden ajankohtaisuus ovat avainasemassa. Kenties jopa jollain tapaa yllättävä, poikkeava tai haastava näkökulma saa havahtumaan ja osallistumaan keskusteluun.
- Osallistujien aktiivinen osallistaminen ja heidän mukaan ottaminen koko lähetyksen ajan on tärkeää. Kiinnostavia kyselyitä, joiden avulla osallistujat pääsevät kertomaan oman mielipiteensä, kannattaa nostaa esille pitkin seminaaria.
- Kaksisuuntaista viestintää ei saa unohtaa; yleisölle on annettava mahdollisuus viestiä studioon ja toisilleen chat-ominaisuuden tai vastaavan avulla, jotta he pääsevät halutessaan vaikuttamaan sisältöön ja esimerkiksi puhujille esitettäviin kysymyksiin.
- Verkostoituminen on osa tapahtumia ja virtuaalisissa toteutuksissa sitä voidaan tukea esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa. Osallistujat voidaan ohjata suoraan tapahtumasivulta vaikka LinkedIn -ketjuun jakamaan ajatuksiaan ja jatkamaan keskustelua tilaisuuden jälkeen.
- Virallisen seminaariohjelman lisäksi tärkeää on tarjota mahdollisuus vapaamuotoiselle keskustelulle ja läsnäololle sillä ihmiset haluavat tulla kuulluiksi. Erillisissä etäkokoushuoneissa osallistujat voivat keskustella pienemmissä ryhmissä joko taukojen aikana tai seminaariohjelman jälkeen. Kokoushuoneisiin voidaan nostaa keskustelun aiheeksi jokin seminaarin teemoista, tai pyytää puhujaa vastailemaan osallistujien kysymyksiin.
Virtuaalinen seminaari on parhaimmillaan kiinnostava, keskustelua herättävä ja innostava kokemus katsojille!